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公証事務

7-5
電子公証

Q. 電子公証制度とは何ですか

電子公証制度とは

  1. 現在、社会生活を送る上で、紙に書かれた文書だけでなく文書をパソコンなどで利用できるPDFファイルなどの電子データ(電子文書)が重要になっています。公証人は、紙に書かれた文書だけでなく、電子データについてもの作成者を証明する「認証」やその文書データがある時点で存在したことを証明する「確定日付の付与」を行うことができます。
     例えば、会社設立の際に必要な定款の認証についても、定款の文書を記録したPDFファイルに対して認証することができます(この場合、紙の定款の認証の際に必要な印紙税(4万円)が不要になります。
  2. 認証や確定日付を付与した電子文書は20年間保存します。
    認証された電子文書又は確定日付が付与された電子文書を紙に印刷したものに保存してある電子文書と同一であることの証明書を添付したものの発行を受けることができます<同一の情報の提供>。
    認証された電子文書又は確定日付が付与された電子文書が真正である(改竄されてない。)ことの証明を受けることができます<情報の同一性に関する証明>
  3. 電子公証は、法務省が運営する「登記・供託オンライン申請システムを使って行われます。
     嘱託人と指定公証人がやり取りする電子情報は、SSLによって暗号化され、第三者による改竄や盗み見を防止し、安心かつ安全なサービスを実現しています。

  4. 電子公証制度については、法務省民事局のホームページに解説記事「『平成19年4月1日以降ご利用になる方のための公証制度に基礎を置く電子公証制度』について」がありますのでご参照ください。

Q. 電子公証を利用する手順を教えてください。

電子公証の手順は次のとおりです。

  1. 電子公証を受ける電子文書を作成し電子署名をします(日付付与の場合は署名なしでも可)。
  2. 法務省が運営する「登記・供託オンライン申請システム」で、①の電子文書を添付ファイルとして電子公証を申請します。
  3. 公証人が公証役場の電子公証システムに送られてきた①の文書に電子公証しますので、嘱託・請求したものを受け取ります。

それぞれについて説明していきます。

1 電子文書を作成し電子署名する。
  1. 認証の対象となる電子文書はPDF形式で保存されたものに限られます。確定日付の付与はテキスト形式・PDF形式・XML形式が使用できます。
  2. 電子文書は10メガバイト以下のものに限られます。ファイル名は全角なら15文字、半角なら31文字以内に納めてください。また、ファイル名に使用できる文字種は全角及び半角の英数字・各種記号(一部使えない記号があります。)・カタカナ・ひらがな、JIS第1及び第2水準の漢字です。
  3. 電子文書に電子署名するにはAdobe Systems社の市販ソフトウェア「Adobe Acrobat(Standard又はProfessional)」その他のソフトウェアを使用してください。電子証明書を読み取るためのカードリーダーが必要になります。
  4. 電子公証で使用できる電子証明書は以下のとおりです。
    1. 「商業登記に基づく電子証明書」(電子認証制度を運営する電子認証登記所)
      * 株式会社リーガル/日本電子認証株式会社が提供する法人認証カードサービスに係るICカード格納型電子証明書も利用できます。
    2. 「公的個人認証サービス」(地方公共団体情報システム機構)
    3. 「セコムパスポートfor G-ID」(セコムトラストシステムズ株式会社)
    4. 「電子認証サービス(e-Probatio PS2)」(株式会社NTTネオメイト)
2 「登記・供託オンライン申請システム」で電子公証の申請をする。
  1. 「登記・供託オンライン申請システム」の利用には、申請者情報登録(ユーザー登録)と「申請用総合ソフト」の「ダウンロード」が必要になります。こちらのページから手続きをしてください。
  2. 公証人のうちで電子公証制度に対応できるのは、法務大臣によって特に指定された「指定公証人」です。指定公証人が執務する公証役場については、「公証役場一覧」を、また指定公証人の所属・役場名・氏名については法務省民事局のホームページの「指定公証人一覧」をご覧ください。
  3. 公証人との連絡
    申請に当たっては公証人を指名しなければなりません。
    そのために申請前に公証人と連絡を取ってください。特に定款認証については文章に不備があると設立登記ができなくなる恐れがありますので、文章の内容についても公証人にご相談ください。
    また、嘱託・請求したものの受領の日時なども打ち合わせてください。
3 嘱託・請求したものの受領

<電子認証>

  1. 事前に公証役場と打ち合わせておいた日時に公証役場へお出でください(電磁的記録の認証の場合には,公証人が文書の電子署名が本人によってされたものであることを確認した上で認証します。)。
    お持ちいただくものは次のとおりです。

    1. 認証した電子文書のデータを保存するための電子媒体(フロッピーディスク又はCD-R、CD-RW、DVD-R又はUSBメモリ)
    2. 電子署名された方以外の方がお越しになる場合には、電子署名された方からの実印を押捺した委任状と印鑑登録証明書(電子署名された方のもの(発行から3か月以内))
      又は
      電子文書に署名された方の電子署名のある電子委任状(公証人に電子メール等でご送付ください。)。
    3. 定款の電子認証の場合で、定款作成代理人が電子署名されている場合は、発起人から定款作成代理人への実印を押捺した委任状と発起人の印鑑登録証明書
      この場合、委任状には定款本文を印刷したものを添付してください。
    4. 公証役場にお越しになる方の本人確認資料(写真付き公的証明書又は印鑑登録証明書(実印をご持参ください。)
  2. 持参された電子媒体に認証済みの電子文書を格納してお渡しします。
    認証の時に申請があれば、認証した文書を印刷したものに公証人が認証した電子文書と同一の内容である旨の証明書を添付してお渡しすることができます。
    <同一の情報の提供>の場合は、認証した電子文書のデータを保存するための電子媒体(フロッピーディスク又はCD-R、CD-RW、DVD-R又はUSBメモリ)をご持参ください。
    <日付情報の付与>(確定日付の付与)及び<情報の同一性に関する証明>の場合は、日付情報(確定日付)を付与された電子文書又は情報の同一性を証明する旨が付記された電子文書を「登記・供託オンライン申請システム」で入手することができます。公証役場ではお受け取りになれませんのでご注意ください。

Q. 電子公証の手数料はどうなっていますか。

手数料は政令(「公証人手数料令」)により次のように定められています。

 <日付情報の付与> ⇒ 700円
 <電磁的記録の認証>
  (1) 私署証書の認証 ⇒ 11,000円(原則)
  (2) 定款の認証 ⇒ 50,000円(印紙税40,000円は不要)
 <電磁的記録の保存> ⇒ 300円
 <情報の同一性に関する証明> ⇒ 700円
 <同一の情報の提供> ⇒ 700円(書面による交付の場合は、1枚につき20円を加算)

また、手数料の予納が必要になる場合がありますので、必ず、請求される公証役場へ事前にご連絡ください。

Q. 電子公証制度利用上の注意事項があれば教えてください。

  1. 電子公証制度を利用して嘱託・請求をするときには、必ず事前に嘱託・請求先の公証役場に電話をするなどして担当者と事前の打合せをしてください。
    いったん電子署名をした電子文書はその字句の訂正・変更はできません。インターネット経由で公証役場へ送った電子署名済みの電子文書に字句の訂正・変更の必要が生じた場合には、元文書を訂正・変更して改めて電子署名を行い再度インターネットで送らなければなりませんので、手間と時間を要します。必ず事前の打合せをしてください。手数料支払方法についてのご案内もいたします。
  2. 法務局に認証済みの定款を提出して会社登記をする場合は電子文書の形で受け付けて貰えますが、銀行等の金融機関では現在紙ベースのものしか受け付けないのが実情です。そこで、謄本を請求する場合(<同一の情報の提供>)は必ず書面で交付を受けてください。
  3. 電子公証システムの事務取扱時間は月曜日から金曜日(国民の祝日・休日、12月29日から1月3日の年末年始を除く。)の8:30から17:00となっています。ただし、17:00でシステムは稼働を停止しますので、間際に申請された案件は、当日中に処理できない場合があります。