指定公証人が公正証書作成に際して取得した個人情報の取扱いについて

https://www.moj.go.jp/content/001447724.pdf

「Web会議を利用した公正証書の作成の流れについて（利用者様向け操作マニュアル）」を掲載します。

　　　画像をクリックいただくと操作マニュアルを表示します。

　これに伴い、本年６月１日以降に、嘱託人が株式会社等の定款認証を行うに際しては、新様式による実質的支配者申告書及び表明保証書（日公連ホームページの「実質的支配者となるべき者の申告制度」）を用いる必要がありますので、お知らせします。

　しかしながら、公証業務は、公的サービスとして国民の生活や経済活動に深く関わっており、できる限り業務を継続することが要請されていることから、また、高齢者を始めとする訪問者の方々に安心安全に公証役場をご利用いただくという観点から、業種別ガイドラインの廃止後も、新型コロナウイルス感染症の感染拡大が終息するまでの間、各公証役場において、下記の「基本的な新型コロナウイルス感染防止対策の手引」に基づき、引き続き、感染防止対策に取り組むことにいたしました。

　今後は、「基本的な新型コロナウイルス感染防止対策の手引」に基づき、各公証役場の実情に応じて、次のような措置を講じますので、ご不便をお掛けしますが、ご理解とご協力の程よろしくお願い申し上げます。

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基本的な新型コロナウイルス感染防止対策の手引

２０２３年５月８日

1. 基本的方針
   　公証人及び書記等の公証役場勤務職員（以下「公証人等」という。）は、国民に対する公的サービスである公証業務をできる限り継続することが求められているのであって、業務継続を基本的方針とします。また、高齢者を始めとする訪問者の方々に安心安全に公証役場をご利用いただくため、次のような基本的な感染防止対策を実施します。
2. 基本的な感染防止対策
   1. 　　　密閉・密集・密接の三つの「密」の回避、「人と人との距離の確保」「手洗い等の手指衛生」「換気」等、基本的な感染防止対策を励行すること。
   2. 　　　手洗い、うがいの励行等による健康管理に努めるとともに、受付カウンター窓口や共用部等へのアルコール等の手指消毒液の設置をすること。
   3. 　　　感染防止用の透明のビニールシートやアクリル板を設置していない場所で対面での会話を行う場合には、公証人等は引き続きマスクの着用を行うこと。
      　訪問者については、個人の主体的な選択を尊重し、着用は個人の判断に委ねることを基本としつつ、高齢者等重症化リスクの高い者への感染を防ぐためなど、マスクの着用が効果的な場面（感染防止用の透明のビニールシートやアクリル板を設置していない場所で対面での会話を行う場合等）ではその旨を掲示して周知を行った上で、マスクの着用をお願いすること。
   4. 　　　公証人等は毎日検温を実施するなど、健康状態の把握に努めること。
   5. 　　　公証人等のうち、37.5度以上の発熱あるいは咳や鼻水の風邪症状がある者については出勤させないこと。
   6. 　　　出勤後に体調が悪い公証人等が見出された場合や公証人等が体調不良を訴えた場合には、執務を中止し、病院受診ないし自宅療養をすること。
   7. 　　　公証役場への訪問者が37.5度以上の発熱がある場合には、可能な限り後日の対応を要請するものとする。
   8. 　　　 受付カウンター窓口や応接テーブルなど効果的な場所への感染防止用の透明のビニールシートやアクリル板の設置に努めること。
   9. 　　　訪問者の待合・休憩スペースは、換気に努め、共用のテーブル、いす等ウイルスが付着する可能性がある箇所は、定期的に消毒するように努めること。
3. 感染者が発生した場合等の対応策
   　 公証人等が新型コロナウイルス感染症の陽性（発症）と判明した場合の対応策は、次のとおりです。
   1. 　　　公証人等が発症した場合には直ちに出勤停止とし、発症者が公証人の場合は、速やかに所属の法務局又は地方法務局、日公連、単位公証人会及びブロック公証人会に報告すること。
   2. 　　　公証人等は、発症後（無症状の方は検体採取日を発症日として）5日を経過するまで自宅療養すること。また、発症後10日間が経過するまではマスク着用をすること。
   3. 　　　公証役場の消毒を行うなど、感染拡大防止のために必要な措置を講じること。
   4. 　　　必要があれば、公証役場の業務を一時中断し、最寄りの公証役場を案内する掲示を行う等の措置を講じること。 

　今後は、改訂後の新型コロナウイルス感染防止対策ガイドラインに基づき、各公証役場の実情に応じて、次のような措置を講じますので、ご不便をお掛けしますが、ご理解とご協力の程よろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 記

新型コロナウイルス感染防止対策ガイドラインの改訂について

２０２３年３月１３日

1. 基本的方針
   　公証人及び書記等の公証役場勤務職員（以下「公証人等」という。）は、国民に対する公的サービスである公証業務をできる限り継続することが求められているのであって、業務継続を基本的方針とします。
   　そのため、公証人等は、自らが新型コロナウイルスに感染するリスクを避けるのはもとより、感染拡大につながる行動を自粛する必要があります。
2. 感染防止の具体策
   1. 　　　密閉・密集・密接の三つの「密」の回避、「人と人との距離の確保」、「手洗い等の手指衛生」、「換気」等、基本的な感染対策を徹底すること。
   2. 　　　手洗い、うがいの励行等による健康管理、不特定の方が触れる箇所及びその周辺の消毒、手指の消毒を徹底するとともに、受付カウンター窓口や共用部等へのアルコール等の手指消毒液を設置する等の感染防止策を徹底すること。
   3. 　　　マスクの着用について、訪問者の多くが高齢者であることや、対面での会話を伴う業務上の必要性を踏まえ、公証人等は引き続きマスクの着用を行うこと。
      　訪問者については、個人の主体的な選択を尊重し、着用は個人の判断に委ねることを基本としつつ、高齢者等重症化リスクの高い者への感染を防ぐためなど、マスクの着用が効果的な場面ではその旨を掲示して周知を行った上で、マスクの着用をお願いすること。
   4. 　　　感染拡大期においては、時差出勤やテレワーク（在宅勤務）を活用すること。また、当該公証役場の実情に応じ、可能であれば、公証人等を２班に分け、出勤時間や出勤日を別にするなど感染リスクを下げる措置を講じること。
   5. 　　　毎日検温を実施するなど、健康状態の把握を徹底すること。
   6. 　　　公証人等のうち、37.5度以上の発熱あるいは咳や鼻水の風邪症状がある者については出勤させないこと。
   7. 　　　出勤後に少しでも体調が悪い公証人等が見出された場合や公証人等が体調不良を訴えた場合、重症化リスクの少ない者であって軽症であることなどにより自宅での療養を希望する者は、抗原定性検査キットの利用をして自ら検査を行い、陽性の場合、健康フォローアップセンターに連絡し自宅療養をすること。
   8. 　　　公証役場への訪問者に対して検温を実施し、37.5度以上の発熱がある場合には、可能な限り後日の対応を要請する。
   9. 　　　打合せや相談業務は、原則、対面ではなく、メール、電話又はテレビ電話を利用して行うこととし、公正証書の作成等も、可能な限り、事前にメール等でやり取りをして、対面での手続は、最小限かつ短時間とすること。
      　なお、このことについては、日本公証人連合会（以下「日公連」という。）のホームページや公証役場でも、お知らせを掲示するなどして、広報すること。
   10. 　　　受付カウンター窓口に感染防止用の透明のビニールシートやアクリル板を設置し感染防止対策に努めること。
   11. 　　　電子定款におけるテレビ電話の利用や電子確定日付等の直接の面会を回避し得る制度の可及的利用拡大を図ること。
   12. 　　　訪問者の待合スペースが混雑するのを避けるため、予約制にし、又は着席場所について、目安として、密が発生しない程度の間隔を確保して、指定するように努めること。受付確認後に文書の作成や交付までに待合スペースが混雑する場合には、理解が得られれば、公証役場外での適宜の場所での待機をお願いし、又は再度の訪問時刻を指定する等の工夫をすること。
   13. 　　　訪問者の待合・休憩スペースは、常時、換気することに努め、共用するテーブル、いす等ウイルスが付着する可能性がある場所は、定期的な消毒を徹底すること。
   14. 　　　これまで新型コロナウイルス感染症対策本部が発表している「人との接触を８割減らす１０のポイント」や「『新しい生活様式』の実践例」を周知するなどの取組を行うこと。
3. 寒冷な場面における感染防止対策の徹底
   　寒い環境においては、適切な換気や適度な保湿が新型コロナ感染症の感染拡大に有効と考えられます。
   1. 　　　寒い環境でも換気の実施
      　機械換気により常時換気を行い、また、機械換気が設置されていない場合には、室温が下がらない範囲で、窓を少し開け、室温１８度Ｃ以上を目安として、常時窓開けを行うこと。この場合、①使用していない部屋の窓を大きく開けるなど、連続した部屋等を用いた２段階の換気を行ったり、②エアフィルターであるＨＥＰＡフィルター付きの空気清浄機を使用したり、③ＣＯ２センサーを設置し、二酸化炭素濃度をモニターし、適切な換気により、目安として、１０００ｐｐｍ以下を維持したりする等の工夫も考えられること。
   2. 　　　適度な保湿
      　湿度４０％以上７０％以下を目安として、換気しながら加湿をすること。この場合、加湿器の使用等の工夫も考えられること。　　　　
4. 感染者が発生した場合等の対応策
   　 公証人等が新型コロナウイルス感染症の陽性（感染者の発生）と判明した場合の対応策は、次のとおりです。
   1. 　　　速やかに所属の法務局又は地方法務局、日公連、単位公証人会及びブロック公証人会に報告すること。
   2. 　　　同時に、公証役場の消毒等を行うとともに、当該感染者である公証人等を直ちに出勤停止とし、感染防止のために必要な隔離措置を講じること。
   3. 　　　必要があれば、公証役場の業務を一時中断し、外部の者の立入禁止措置を講じるとともに、最寄りの公証役場を案内する掲示を行う等の措置を講じること。
5. 緊急事態宣言が出された場合の対応策
   　緊急事態宣言が出された場合の対応策は、次のとおりです。
   1. 　　　必要性・緊急性の高い事件のみを取り扱うこととし、それに応じて、事務処理体制を縮小すること。この場合、可能な限り、前記２⑷の措置をより徹底して行うこと。
   2. 　　　公証役場の前記⑴のような体制について、日公連のホームページや当該公証役場でも、お知らせを掲示するなどして、広報すること。
   3. 　　　前記⑴のような職員の交替制（在宅勤務）を長期間継続した場合、やがて回復した業務量の増加に少数の職員では対応できなくなる事態の発生が想定されるところ、公証役場の職務が国民の重要な権利に関わるものであるという性質上、業務継続に十分に配慮することが必要となるため、そのような切迫した事態が予想されるときは、業務量に応じて柔軟に出勤体制を変えていくことも検討すること。　　　　
6. 長期化に備えた対応策
   1. 　　　感染症対策が長期にわたると、マンネリ化して、必ずしもガイドラインに従わない緊張感を欠いた対応により、感染の危険性が増大するおそれがあるので、日公連、各ブロック公証人会及び各公証役場の公証人等から、定期的に本ガイドラインが遵守されているか否かについて、注意を促すことを繰り返すこと。
   2. 　　　完全に感染が終息したとの政府の公式見解が発表されるまでは、引き続き本ガイドラインに従った対応を維持することとし、当該公式見解の発表後も、当分の間は、消毒及びマスクの正しい着用の徹底等の通常のインフルエンザ対策としても有効な対策については、適宜、状況に応じて維持すること。