公証役場における個人情報の保護に関するお知らせ


 公証人は、個人・法人の秘密に属する事柄を取り扱いますので、取り扱う個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止のため、全力で取り組んでいます。

 公証人は、法律(公証人法4条、刑法134条)により、厳しく守秘義務を課せられていますから、法令による謄本請求等に応じるなどの法令により許された限度を超えて皆様の個人情報を外部に漏らすようなことは、決していたしません。

 公証人は、嘱託人の皆様に関する個人情報を、次に掲げるとおり、皆様の権利利益の保護及び公証業務の管理運営に必要な限度で、利用させていただきますので、あらかじめ御了承願います。

 一般的利用形態

 ア  合同役場(公証人が複数いる役場)の場合、個人情報は、担当公証人及び担当書記のほか、当該役場の他の公証人及び書記も、その管理等に関わることを、あらかじめ御了承願います。また、公証人法により、ある公証人が作成し保管してきた公正証書等は、その公証人の退任後は後任者が引き継いで保管します。

 イ  個人情報は、公証人が事務を処理する過程で発生した法律問題等について、監督官庁である法務局や法務省民事局の指示を求めたり、日本公証人連合会内部における協議などのため、それに必要な限度で、これら監督官庁等に開示することがありますが、これは公証業務の円滑適正な遂行のためですので、あらかじめ御了承願います。

 ウ  公証人は、委任状を提出された方に対して、その方の真意を確認するため、公正証書を作成する前に連絡を取ることがあります。また、法務省令により、委任状を提出された方に対して、公正証書を作成した旨を事後的に文書でお知らせしなければならないことがあります。これらの場合、他の契約当事者のお名前等を開示します。

 電子公証における利用形態

 法務大臣の指定を受け電子公証を行う公証人(指定公証人といいます。)は、法務省令(指定公証人の行う電磁的記録に関する事務に関する省令29条)により、法令の規定により保存すべき電子情報を、指定公証人全員で管理しなければならないことになっておりますが、これは、ある電子公証を行った公証人以外の公証人も、嘱託人からの謄本請求などの応じられるようにするためです。

 遺言公正証書を作成した場合の利用形態(遺言検索システム)

 公証人は、昭和64年1月1日以後公正証書で遺言をされた嘱託人の氏名、生年月日、遺言公正証書作成年月日等(遺言の内容は含みません。)を、公証人連合会に報告し、連合会では、これらの情報をデータベース化して、全国の公証人が利用できるようにしておりますが、これは、遺言をされた嘱託人が亡くなられた後、相続人等の利害関係人から遺言の有無等について照会があった場合に、これに答えられるようにして、遺言の存在が相続人等に知られないまま終わるような事態が発生するのを防止するためです。
 もちろん、遺言者が生存している間は、利害関係人から問い合わせがあっても、これにはお答えしないことになっており、除籍謄本等によって遺言者が亡くなられた事実及び問い合わせ人が法律上利害関係を有することを証明した場合に限り、遺言の有無と遺言公正証書を保存している公証役場をお答えすることにしています。


 公証人の個人情報の取扱いに関し、ご不明な点、ご質問等ございましたら、下記の窓口までお問い合わせください。

日本公証人連合会事務局
個人情報担当者
電話 03−3502−8050



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